‧重要會議管理系統問答集
| 內容： | ||
| 1. 系統功能及目的 | ||
| 1.1 | 為什麼要使用會議管理系統來維護會議相關資料？ | |
| 1.2 | 什麼樣的會議可以使用這套系統來管理？ | |
| 2. 維護會議資料 | ||
| 2.1 | 重要會議管理系統置於何處？ | |
| 2.2 | 我需要申請權限嗎？ | |
| 2.3 | 如何開始輸入會議資料？ | |
| 3. 重要會議查詢 | ||
| 3.1 | 如何進行各項會議資料查詢？ | |
| 3.2 | 如何取得教職員參加校內各項會議的紀錄？ | |
| 4. 各項設定說明 | ||
| 4.1 | 我不想讓會議開放至「重要會議查詢」中被查詢，我該如何設定？ | |
| 4.2 | 可否設定部份的會議附件資料，不開放線上查詢？ | |
| 5. 簽到 | ||
| 5.1 | 如何簽到？ | |
| 5.2 | 如何進行代理人簽到？ | |
| 5.2 | 如何進行校外委員簽到？ | |
| 回答： | |||||||||||||
| 1. 系統功能及目的 | |||||||||||||
| 1.1 為什麼要使用會議管理系統來維護會議相關資料？ | |||||||||||||
| 答： | (1) 協助各單位管理各種會議，並保留會議之各項紀錄。 (2) 管理功能包含：會議時間地點維護、議程資料上傳、委員名單及出缺席狀況維護、 寄發電子郵件、會議紀錄上傳、執行回覆情形上傳。 (3) 維護參與會議之各委員名單及出缺席紀錄，作為教師參與各項服務之參考資料。 (4) 開放本校教職員工/學生進行線上查詢。 | ||||||||||||
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| 1.2 什麼樣的會議可以使用這套系統來管理？ | |||||||||||||
| 答： | 校級會議、院系所務會議、院系所教評會、及其他各類會議（如各單位業務會議等）均可使用。 | ||||||||||||
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| 2. 維護會議資料及會議查詢系統 | |||||||||||||
| 2.1 重要會議管理系統置於何處？ | |||||||||||||
| 答： | 重要會議管理功能置於「單位管理系統」中之「重要會議管理」內。 功能包含「會議名稱資料維護」及「會議場次資料維護」。 | ||||||||||||
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| 2.2 我需要申請權限嗎？ | |||||||||||||
| 答： | 是的。如您需要進行單位內部的會議管理，請循慣例申請權限 (即線上填寫「系統維護需求單」、 列印後經管控員、總管控員、單位主管簽章後送交電算中心辦理)。 | ||||||||||||
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| 2.3 如何開始輸入會議資料？ | |||||||||||||
| 答： | (1) 本校會議多以學年度為單位，故必須先使用「會議名稱資料維護」程式輸入
該年度的會議名稱。每種會議需每個學年重新輸入一次，如外國語文學院院務會議。
(2) 有了會議名稱後，接下來則是使用「會議場次資料維護」維護每一場會議開會的資料， 包含時間、地點、委員、議程、會議紀錄、執行回覆情形等。
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| 3. 重要會議查詢 | |||||||||||||
| 3.1 如何進行各項會議資料查詢？ | |||||||||||||
| 答： | 本校教職員 (學生) 於政大首頁點選「教職員工 (在校學生)」、登入系統後，
可看到「重要會議查詢系統」。進入後即可開始進行查詢。
教職員可查閱所有會議資料，學生僅可查詢開放給學生查詢的會議資料
(如校務會議、行政會議等)。
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| 3.2 如何取得教職員參加校內各項會議的紀錄？ | |||||||||||||
| 答： | 為方便各單位取得資料，本系統提供行政同仁查詢及匯出「參加校內會議紀錄」之功能。 您可在以下系統中使用此程式： (1) 單位管理系統→重要會議管理。 (2) 系所系統→研發能量頁籤中。 | ||||||||||||
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| 4. 各項設定說明 | |||||||||||||
| 4.1 我不想讓會議開放至「重要會議查詢」中被查詢，我該如何設定？ | |||||||||||||
| 答： | 請在「會議場次資料維護」畫面中，將該會議的「會議相關資訊」設定為「未開放查詢」。
如此一來，Web 端的「重要會議查詢」系統就不會列出該會議。 有時，當會議附件資料尚未定案，您也可以將會議的「會議相關資訊」設定為「未開放查詢」， 待資料確定後，再將其「開放查詢」，以便開放查閱。 | ||||||||||||
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| 4.2 可否設定部份的會議附件資料，不開放線上查詢？ | |||||||||||||
| 答： | 可以的。「會議場次資料維護」中每個「會議紀錄」、「議程」及「執行回覆情形」 的附件資料都設有「公開查詢」的設定。在上傳檔案時，您可以設定該檔案是否開放查詢。 | ||||||||||||
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| 5. 簽到 | |||||||||||||
| 5.1 如何簽到？ | |||||||||||||
| 答： |
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| 5.2 如何進行代理人簽到？ | |||||||||||||
| 答： |
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| 5.3 如何進行校外委員簽到？ | |||||||||||||
| 答： |
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