1.2 如何申請使用權限？

您必須具有貴單位「活動與繳費」權限。

如果您有權限，您可以依「1.3進入程序」說明，使用相關功能 (如圖1.3.1。

如果您沒有權限，請貴單位權控管理者，將您加入「活動與繳費」角色即可，如圖 1.2.1 。

圖 1.2.1動與繳費角色

如果你任職於二級單位，您可以將活動的承辦單位設定為一級單位，不需具一級單位的「活動與繳費」權限。

以下圖為例，承辦人登入的單位為「P02人事室第二組」(即維護單位為人事室第二組)， 活動承辦單位可以選擇「人事室」或「人事室第二組」。

圖 1.3 活動承辦單位可以選擇一級單位

1.3 進入程序

1. 登入iNCCU→ 「校園資訊系統」工具／「新平台校務系統」
2. 切換身份為至您要維護資料的單位→ 單位管理系統→活動與繳費作業

圖 1.3.1 系統功能

2.2 什麼是短網址？如何產生我的活動專屬的短網址？

(一) 什麼是短網址？

短網址 (Short URL) 指的是一種網際網路上的技術與服務； 此服務可以提供一個非常短小的URL以代替原來的可能較長的URL。 例如：本校活動報名系統首頁的網址為： https://moltke.nccu.edu.tw/Registration/registration.do?action=conferenceList

使用短網址產生器，可以將上述很長的網址改為： https://bit.ly/3dUhehN

網址是不是變得很短呢～要放到各種文宣 (公文、電子郵件、網頁...) 上、或分享至 Line、FB等社團媒體中，也會更方便。

(二) 如何找短網址產生器？

許多網站都提供有此服務，您只要使用「短網址」為關鍵字至搜尋引擎上搜尋， 即會找到許多服務，如 Bit.ly、PTT...等都有提供。

(三) 如何產生我的活動專屬的短網址？

1. 首先，請開啟網路上的短網址產生器服務。網路上有許多短網址產生器可以使用， 或您也可以在「活動報名資料維護」中任一活動的「簡介及網址」頁面上，按畫面上的「前往短網址產生器」， 使用 Bit.ly 所提供的服務。
   

   圖 2.2.1 Bit.ly 短網址產生器

2. 接著在您要維護的活動的「簡介及網址」頁籤，您會看到本活動的完整報名網址。
3. 將此活動的完整網址複製到短網址產生器上的欄位，再按「Shorten」，如圖2.2.2。 最後將產生的短網址複製到系統上的「報名短網址」欄位，存檔。 如果活動要上架至活動報名系統，此短網址為必填欄位，請務必輸入。
   

   圖 2.2.2 取得短網址

2.3 「招收名額」和「報名狀態」的設定

1. 額滿前的報名狀態設定可為「確認」、「登記/候補」。
2. 額滿後的報名狀態設定可為「確認」、「登記/候補」、「不受理」。

以圖2.3.1為例，招收名額為80，額滿後的狀態設定為「登記/候補」，則當報名人數不到 80 人時，報名成功的狀態會是「確認」； 當人數已到 80 人後，則報名成功的狀態會是「登記/候補」

如要將報名者「登記/候補」的狀態改為「確認」，請參考 「7.報名名單管理」說明。

在實務運用上，如果您的活動需審核身份，您可以將額滿前的狀態設為「登記/候補」。 之後您再將審核通過的報名者設定「確認」。

圖 2.3.1 「招收名額」和「報名狀態」

2.4 勾選「課程前三天寄發提醒信予報名確認者」的功能為何？

如畫面2.4.1紅框處，勾選了「課程前三天寄發提醒信予報名確認者」。 在課程開始前三天，系統會自動寄發課程提醒信給報名狀態是「確認」者。 信件內容如 圖2.4.2所示。

如果您不想在課程開始三天前由系統對學員自動寄發此提醒信，請不要勾選此項目 (您可以利用「報名名單管理」程式中的寄發信件功能自行寄發信件)。

圖 2.4.1 於課程前三天自動寄信提醒報名確認者

圖 2.4.2 於課程前三天自動寄出的信件內容

2.5 排除累計缺席者之報名

1. 如畫面2.5.1紅框處，您可以設定該學期已累計缺席 1 次、2次及以上者，不能報名此活動。 此設定的目的，是為了讓報名者更珍惜活動資源、讓活動承辦人更能掌握參加人數。

   自 107/08/01 起開啟此設定，除宣導參加者 如不克參加活動，請於事前取消報名外。也希望活動承辦人於活動結束後，將缺席者之出缺席狀態 設為「缺席」。

   

   圖 2.5.1 排除累計缺席者之報名

2. 當您設定排除累計缺席條件後，該活動在 web 上的顯示資訊如圖 2.5.2 紅框處。 如報名者該學期的累計缺席次數已達排除條件，則不受理其報名

   

   圖 2.5.2 報名資格：排除累計缺席者之報名

3. 圖2.5.3 為活動報名登入中之個人缺席紀錄畫面。僅顯示本學期及上學期之缺席記錄供參。

   

   圖 2.5.3 活動報名系統之缺席紀錄

4. 圖2.5.4 當報名者因累計缺席次數達排除條件而被排除報名時，畫面顯示的訊息如下：

   

   圖 2.5.4 活動報名系統之缺席紀錄

2.6 「系列代號」的用途

1. 這個代號不顯示在「活動報名」列表中，只用在管理功能，讓您為您的活動作個分類。
2. 在活動管理的相關程式中，您可以輸入「系列代號」作為搜尋條件，方便管理您的活動。

3.2 「一銀代收」的繳費前置作業為何？

1. 記下繳費作業代號：請在「活動報名資料維護」程式中，如圖3.2.1， 記下您的活動的繳費作業代號。
2. 於活動與繳費作業下執行「繳費作業(掛檔)」： 本程式位於圖3.2.1 畫面左方紅框處。
   進入本程式後，按「搜尋」，畫面將列出您承辦的繳費作業。 請點選您在上個步驟中所的繳費作業代號， 進入該繳費作業的維護畫面。
   

   圖 3.2.1 查詢繳費作業

3. 產生掛檔資料：請按「產生掛檔資料」(如圖3.2.2所示)，之後您 將得到一個文字檔。該文字檔必須交由第一銀行處理後，報名者才能透過 ATM 使用該轉帳帳號進行繳費。
   

   圖 3.2.2 產生掛檔資料

4. 聯絡第一銀行掛檔：

   請活動承辦人在繳費日前至少三個工作天將此掛檔文字 檔資料寄給第一銀行承辦人：
   政大經辦負責人員： 第一銀行魏小姐 i23118@firstbank.com.tw (2023/06/13更新)
   主要負責MIS人員: 第一銀行-廖證傑先生 i99194@firstbank.com.tw
   

   信件內容請說明業務單位聯絡人姓名、聯絡電話及電子郵件位址、 繳費起迄日期、總筆數 (如有必要，再提供應繳總金額)。

   為收費作業順利，建議您於每日10:30-13:00之間撥打校內分機 62124洽一銀 駐政大經辦人員，並告知您將有繳費作業要掛檔，並請經辦留意您的電子郵件。

3.3 報名者如何得知繳費資訊？

當報名者完成報名時，如他的報名狀態為「確認」，畫面上即會出現繳費資訊，包含：繳費期間、帳號及金額等，如下圖所示。 (如果報名者的報名狀態為「登記/候補」，系統不會顯示繳費資訊。在您使用「報名名單管理」將其報名狀態改為「確認」後， 報名者可登入活動報名系統自行查詢)。

圖 3.3.1 報名成功之繳費資訊

3.4 報名者如何查詢自己的繳費資訊？

如果報名者忘記自己的繳費帳號、或是原先其報名狀態為「登記/候補」， 後由活動承辦人修改為「確認」者，但可以請報名者登入「活動報名系統」進行查詢。方式如下：

1. 請登入活動報名系統。
2. 請按「我的報名」，如圖 3.4.1。
   

   圖 3.4.1 個人已報名資料

3. 請點選該課程/活動，如下圖。
   

   圖 3.4.2 選擇所報名的課程/活動

4. 之後呈現的繳費資訊會如圖 3.4.3 。建議報名者列印出來備用。
   

   圖 3.4.3 查詢繳費資訊　

4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...

1. 當報到的場地網路品質不好、或有可能沒有網路時，您會需要用到「報到(離線版)」來加速報到及減化出缺席維護工作。 但您仍需事前在有網路的環境下，先確定電腦可執行「新平台校務系統」，再先下載好離線版的報到程式。
   

   一台電腦

   

   下載離線報到程式

   

   條碼掃瞄器

2. 「報到(離線版)」只能允許事先已報名者之報到。 請在報到前，在有網路的環境下，「匯出離線報到用資料」備用 (請參閱 5.6 如何匯出離線報到所需資料？)。至於未事先報名者，請另外準備其他報到方式 (如紙本簽到)。
3. 使用「報到(離線版)」前，但先對您要用來報到的電腦作好對時。 報到時，將以您電腦的時間作為報到時間。

4. 使用報到程式，比較建議使用條碼掃瞄器刷證件，避免輸入錯誤。 故請於活動前提醒報名者攜帶職員證、學生證、手機等。
   報名者如為本校教職員工及學生，可以使用教職員證、學生證、手機上的「報到條碼」完成報到。 離線模式因不與資料庫連線，故不提供刷身分證背面之條碼。 如因特殊狀況必須使用鍵盤輸入時，請輸入 教職員工代號(6碼)、 學號(8碼或9碼)或身分證字號(10碼)。
   使用鍵盤輸入代號時，會讓使用者先確定代號輸入是否正確。 但如果還是誤輸別人的代號時，請承辦人記下該代號， 之後再取消其出席記錄。
   報名者如為校外人士，請使用手機上的「報到條碼」完成報到。
5. 使用「報到(離線版)」時，報到的資料會儲存在電腦上。 請在報到結束後，使用「出缺席紀錄維護」 將此報到資料匯入系統。 有關這段的說明，請見如何匯入離線報到完成資料？。
6. 有關「報到 (離線版)」的操作說明，請見4.6 「報到 (離線版)」操作說明。

4.3 紙本報到用空白表

有安裝單位管理系統之電腦，均會有空白報到表備用。

您也可以在此下載這二個檔案： ut00702.docx、ut00702.odt。 再稍加修改、利用。

4.4 什麼是「報到條碼」？

1. 「報到條碼」是本校活動報名系統每個使用者都有的條碼， 可以在參加活動時，出示以便活動承辦單位刷條碼、完成報到。
2. 活動報名者可以在任何載具上查到「報到條碼」，包含個人電腦、平板及手機。 只要登入「活動報名」系統，按螢幕上方的「條碼」 圖示 (如圖4.4.1 左圖的紅框所示)，將顯示報名者的「報到條碼」 ，如圖 4.4.1 右圖 (按「條碼」後， 如按條碼圖示時報名者尚未登入系統，則會先出現登入畫面，在登入系統後就會顯示報到條碼)。


圖 4.4.1 報到條碼圖示處

3. 登入「活動報名系統」的方法：
   如報名者為本校教職員工生，可以在手機上從本校之「行動政大」進入「活動報名」系統。
   或是登入 iNCCU 後進入「活動報名」系統。
   校外人士可從政大首頁→訪客→活動報名系統，登入後顯示「報到條碼」。
4. 報到時是否使用刷條碼方式由活動承辦單位決定。 如活動承辦單位備妥報到所需設備，則可以事先請參加者於活動當天 攜帶手機 (或任何可以上網的載具)，利用手機上的「報到條碼」 進行報到。或請參加者攜帶本校服務證、學生證，亦可刷證報到。

4.5 「報到 (網路版)」操作說明

活動當天要使用「報到 (網路版)」前，請務必確認：報到所在的校園網路品質良好、 筆電可以執行「新平台校務系統」、已安裝好條碼掃瞄器。

報到時：

1. 請執行「報到(網路版)」，按「搜尋」後選擇您想要讓學員刷卡報到的活動， 之後進入畫面 4.5.1 所示。
   

   圖 4.5.1 報到程式畫面

2. 想先進行測試，在進入報到模式前先勾選「測試報到功能」 之後進入畫面 4.5.5 所示。
   

   圖 4.5.5 報到測試

3. 如果您的活動不接受 [登記/候補] 或 [未報名] 者參加 ，在圖4.5.1中請不要勾選 「接受登記/候補或未報名者報到」。 未勾選此項者，當登記/候補或未報名者刷卡報到時，系統會告知此活動不受理其報到。

   接下來請按「進入報到模式」，進入的畫面如4.5.2。

   對於本校教職員工生，您可以用條碼機掃其教職員證/學生證背後的條碼、也可以刷身分證條碼、及手機上的「報到條碼」。 完成報到後，請等候二秒後，畫面上的資料會自動清除， 然後再刷下一個報到者的證件。

   對於校外人士，只能利用手機或電腦上的「報到條碼」。如果校外人士沒有手機，活動承辦人可以在 現場準備另外一台可以上網的電腦，讓校外人士登入系統，顯示條碼。

   

   圖4.5.2 刷證件報到

   

   圖4.5.3 未勾選「接受登記/候補或未報名者報到」時

4. 如果您的活動接受 [登記/候補] 或 [未報名] 者參加，在圖4.5.1中請勾選 「接受登記/候補或未報名者報到」。

   接下來請按「進入報到模式」，進入報到畫面。

   如也勾選了「對於登記/候補或未報名者跳出詢問視窗」，當登記/候補或未報名者報到時出現圖 4.5.4 畫面， 按「確定」後可受理此人報到。

   

   圖 4.5.4 勾選「接受登記/候補或未報名者報到」時未報名者報到

4.6 「報到 (離線版)」操作說明

請先詳讀4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...，確認您已完成所需的前置作業。

請先在有網路的環境下至「活動報到(離線版)」按「取得離線版報到程式」」。您將得到一個壓縮檔，壓縮檔裡有個目錄 UT1905。 請將此目錄存在電腦上，然後執行目錄下的 UT1905.exe。

(註：可以執行新平台校務系統的電腦才可以執行此程式。)

圖 4.6.1 報到(離線版)

1. 請執行「UT1905.exe」報到(離線版)程式。 執行後程式會先與您核對電腦時間。 如果時間不正確的話，請在按「否」後先修改電腦的時間。
   

   圖4.6.1 報到(離線版)

2. 請按「匯入報名名單」，選擇您在「出缺席紀錄維護」程式中 所匯出的離線報到用名單(有關匯出離線報到所需資料的說明，請參閱如何匯出離線報到用名單？)，匯入的名單會顯示在畫面上。
   

   圖4.6.2 匯入報到所需資料

3. 請按「設定存放報到資料的檔案」，每次有人報到時， 報到資料就會寫入此檔。報到完畢後，您將需要將此檔案的資料匯入資料庫。

   如果該檔案有先前已經報到的資料，已完成報到的資料會顯示在第二個頁面，如圖4.6.3。

   

   圖4.6.3 設定存放報到資料的檔案

4. 接下來請按「進入報到模式」，進入的畫面如4.6.4。「報到(離線版)」只受理事先報名者之電子報到。至於未事先報名者，請另外準備其他報到方式 (如紙本簽到)。

   對於本校教職員工生，您可以用條碼機掃其教職員證/學生證背後的條碼、 也可以刷手機上的「報到條碼」。 完成報到後，請等候二秒後，畫面上的資料會自動清除， 然後再刷下一個報到者的證件。

   對於校外人士，只能利用手機或電腦上的「報到條碼」。

   完成報到的資料，會呈現在主畫面的「報到資料」頁面上， 而且會立即寫入剛剛設定的「存放報到資料檔案」。已報到人數會更新。

   

   圖 4.6.4 報到

5. 報到結束後，可以直接取回剛剛設定的存放報到檔案， 也可以按「匯出畫面報到資料」將結果儲存至Excel檔案。 之後再參考匯入報到名單將報到結果存至系統。
   

   圖 4.6.5 報到資料

5.2 如何維護出缺席資料？

請先進入「出缺席/學習時數」程式，使用「搜尋」找到您想要維護的活動， 點二下進入該活動的「出缺席/學習時數」維護畫面， 如圖 5.2.1。

如果報到時使用「報到 (網路版)」，在完成報到當下，該學員的出席狀態、報到時間、取得時數、證書流水號即會有資料，不必再另外維護。

圖 5.2.1 出缺席/學習時數

您也可以使用畫面中的修改單筆出席狀態來維護出席狀況，如圖5.2.2。修改後請按「存檔」。

圖 5.2.2 修改單筆出席狀態

您也可以使用畫面中的批次設定出缺席狀況來維護出席狀況，如圖5.2.3。修改後請按「存檔」。

圖 5.2.3 批次設定出缺席狀況

5.3 匯入報到名單

1. 請先準備好已報到者之名單 Excel 檔：
   第一行為標題，名單請從第二行寫起。第一欄為序、其次是代號。代號為必填。
   

   圖 5.3.1 檔案格式

   您也可以在程式中下載檔案格式。
   

   圖 5.3.2 取得檔案格式

2. 在入「出缺席/學習時數」維護畫面中，按「匯入報到名單」， 選擇您要匯入的檔案後，程式在備註欄中標示此人報名與否。
   如確認資料無誤，請按「存檔」。關閉「匯入報到名單」視窗後，回到「出缺席/學習時數」畫面， 可以看到結果如下圖。
   

   圖 5.3.4 維護出缺席資料畫面

5.5 如何轉入學習資料庫？

1. 維護好學員的出缺席資料後，請按「轉入學習資料庫」。
   

   圖 5.5.1 轉入學習資料庫

2. 轉入學習資料庫的畫面如圖 5.5.2 所示。 分為教職員及學生，二邊要選擇的類別不一樣。
   如為教職員，需在畫面左方選擇「課程類別代碼」、選擇區分、訓練進修類別及輸入時間起迄。
   維護好後按「開始轉檔」。
   
   

   圖 5.5.2 選擇類別

3. 關閉畫面後，在原來的表格中會出現「轉檔日期」，如圖5.5.3所示。
   轉檔後，教職員可在自己的終身學習時數查得此時數資料、學生則是在全人系統內查得資料。
   如因故得重轉，您可以按「取消轉入學習資料庫」。取消後，轉檔日期欄位即會清空。
   
   

   圖 5.5.3 已轉入學習資料庫

5.6 如何匯出離線報到用名單？？

1. 在該活動的「出缺席/學習時數」維護畫面中，按「匯出離線報到用名單」， 即可取得Excel檔案，如圖5.6.1。
   您可以使用此檔作為離線報到資料。
   離線報到說明，請參閱本文件4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...。
   
   

   圖 5.6.1 匯出離線報到用名單