1.2 如何申請使用權限？

您需要有權限使用「iNCCU→校園資訊系統→新平台校務系統/單位管理系統/活動與繳費作業」下的程式 (如圖1.1.1)。 但您不需向電算中心申請，您只要請貴單位的權控管理者，將您加入「活動與繳費」角色即可。

圖 1.2 活動與繳費角色

另外，與過去舊系統不同的是，如果你任職於二級單位，你不需要申請你所屬一級單位的權限， 一樣可以將你的活動的承辦單位，設定為一級單位。

以下圖為例，承辦人登入的單位為「P02人事室第二組」(即維護單位為人事室第二組)， 活動承辦單位可以選擇「人事室」或「人事室第二組」。

圖 1.3 活動承辦單位可以選擇一級單位

1.3 進入程序

1.3.1 登入iNCCU→ 「校園資訊系統」工具／「新平台校務系統」

1.3.2 切換身份為至您要維護資料的單位→ 單位管理系統→活動與繳費作業

圖 1.1.1 系統功能

2.2 什麼是短網址？如何產生我的活動專屬的短網址？

(一) 什麼是短網址？

短網址 (Short URL) 指的是一種網際網路上的技術與服務； 此服務可以提供一個非常短小的URL以代替原來的可能較長的URL。 例如：本校活動報名系統首頁的網址為： https://moltke.nccu.edu.tw/Registration/registration.do?action=conferenceList

使用短網址產生器，可以將上述很長的網址改為： https://bit.ly/3dUhehN

網址是不是變得很短呢～要放到各種文宣 (公文、電子郵件、網頁...) 上、或分享至 Line、FB等社團媒體中，也會更方便。

(二) 如何找短網址產生器？

許多網站都提供有此服務，您只要使用「短網址」為關鍵字至搜尋引擎上搜尋， 即會找到許多服務，如 Bit.ly、PTT...等都有提供。

(三) 如何產生我的活動專屬的短網址？

1. 首先，請開啟網路上的短網址產生器服務。網路上有許多短網址產生器可以使用， 或您也可以在「活動報名資料維護」中任一活動的「簡介及網址」頁面上，按畫面上的「前往短網址產生器」， 使用 Bit.ly 所提供的服務。
   

   圖 2.2.1 Bit.ly 短網址產生器

2. 接著在您要維護的活動的「簡介及網址」頁籤，您會看到本活動的完整報名網址。
3. 將此活動的完整網址複製到短網址產生器上的欄位，再按「Shorten」，如圖2.2.2。 最後將產生的短網址複製到系統上的「報名短網址」欄位，存檔。 如果活動要上架至活動報名系統，此短網址為必填欄位，請務必輸入。
   

   圖 2.2.2 取得短網址

2.3 「招收名額」和「報名狀態」的設定

1. 額滿前的報名狀態設定可為「確認」、「登記/候補」。
2. 額滿後的報名狀態設定可為「確認」、「登記/候補」、「不受理」。

以圖2.3.1為例，招收名額為80，額滿後的狀態設定為「登記/候補」，則當報名人數不到 80 人時，報名成功的狀態會是「確認」； 當人數已到 80 人後，則報名成功的狀態會是「登記/候補」

如要將報名者「登記/候補」的狀態改為「確認」，需由活動承辦人使用圖1.1.1中的「報名名單管理」 程式逐一修改。

在實務運用上，如果您的活動需審核身份，您可以將額滿前的狀態設為「登記/候補」。 之後您再將審核通過的報名者設定「確認」。

圖 2.3.1 「招收名額」和「報名狀態」

2.4 勾選「課程前三天寄發提醒信予報名確認者」的功能為何？

如畫面2.4.1紅框處，勾選了「課程前三天寄發提醒信予報名確認者」。 在課程開始前三天，系統會自動寄發課程提醒信給報名狀態是「確認」者。 信件內容如 圖2.4.2所示。

如果您不想在課程開始三天前由系統對學員自動寄發此提醒信，請不要勾選此項目 (您可以利用「報名名單管理」程式中的寄發信件功能自行寄發信件)。

圖 2.4.1 於課程前三天自動寄信提醒報名確認者

圖 2.4.2 於課程前三天自動寄出的信件內容

2.5 排除累計缺席者之報名定

1. 如畫面2.5.1紅框處，您可以設定該學期已累計缺席 1 次、2次及以上者，不能報名此活動。 此設定的目的，是為了讓報名者更珍惜活動資源、讓活動承辦人更能掌握參加人數。

   自 107/08/01 起開啟此設定，除宣導參加者 如不克參加活動，請於事前取消報名外。也希望活動承辦人於活動結束後，將缺席者之出缺席狀態 設為「缺席」。

   

   圖 2.5.1 排除累計缺席者之報名

2. 當您設定排除累計缺席條件後，該活動在 web 上的顯示資訊如圖 2.5.2 紅框處。 如報名者該學期的累計缺席次數已達排除條件，則不受理其報名

   

   圖 2.5.2 報名資格：排除累計缺席者之報名

3. 圖2.5.3 為活動報名登入中之個人缺席紀錄畫面。僅顯示本學期及上學期之缺席記錄供參。

   

   圖 2.5.3 活動報名系統之缺席紀錄

4. 圖2.5.4 當報名者因累計缺席次數達排除條件而被排除報名時，畫面顯示的訊息如下：

   

   圖 2.5.4 活動報名系統之缺席紀錄

2.6 「系列代號」的用途

1. 這個代號不顯示在「活動報名」列表中，只用在管理功能，讓您為您的活動作個分類。
2. 在活動管理的相關程式中，您可以輸入「系列代號」作為搜尋條件，方便管理您的活動。

3.2 「一銀代收」的繳費前置作業為何？

1. 記下繳費作業代號：請在「活動報名資料維護」程式中，如圖3.2.1， 記下您的活動的繳費作業代號。
2. 於活動與繳費作業下執行「繳費作業(掛檔)」： 本程式位於圖3.2.1 畫面左方紅框處。
   進入本程式後，按「搜尋」，畫面將列出您承辦的繳費作業。 請點選您在上個步驟中所的繳費作業代號， 進入該繳費作業的維護畫面。
   

   圖 3.2.1 查詢繳費作業

3. 產生掛檔資料：請按「產生掛檔資料」(如圖3.2.2所示)，之後您 將得到一個文字檔。該文字檔必須交由第一銀行處理後，報名者才能透過 ATM 使用該轉帳帳號進行繳費。
   

   圖 3.2.2 產生掛檔資料

4. 聯絡第一銀行掛檔：

   請活動承辦人在繳費日前至少三個工作天將此掛檔文字 檔資料寄給第一銀行承辦人：
   政大經辦負責人員： 第一銀行魏小姐 i23118@firstbank.com.tw (2023/06/13更新)
   主要負責MIS人員: 第一銀行-廖證傑先生 i99194@firstbank.com.tw
   

   信件內容請說明業務單位聯絡人姓名、聯絡電話及電子郵件位址、 繳費起迄日期、總筆數 (如有必要，再提供應繳總金額)。

   為收費作業順利，建議您於每日10:30-13:00之間撥打校內分機 62124洽一銀 駐政大經辦人員，並告知您將有繳費作業要掛檔，並請經辦留意您的電子郵件。

3.3 報名者如何得知繳費資訊？

當報名者完成報名時，如他的報名狀態為「確認」，畫面上即會出現繳費資訊，包含：繳費期間、帳號及金額等，如下圖所示。 (如果報名者的報名狀態為「登記/候補」，系統不會顯示繳費資訊。在您使用「報名名單管理」將其報名狀態改為「確認」後， 報名者可登入活動報名系統自行查詢)。

圖 3.3.1 報名成功之繳費資訊

3.4 報名者如何查詢自己的繳費資訊？

如果報名者忘記自己的繳費帳號、或是原先其報名狀態為「登記/候補」， 後由活動承辦人修改為「確認」者，但可以請報名者登入「活動報名系統」進行查詢。方式如下：

1. 請登入活動報名系統。
2. 請按「我的報名」，如圖 3.4.1。
   

   圖 3.4.1 個人已報名資料

3. 請點選該課程/活動，如下圖。
   

   圖 3.4.2 選擇所報名的課程/活動

4. 之後呈現的繳費資訊會如圖 3.4.3 。建議報名者列印出來備用。
   

   圖 3.4.3 查詢繳費資訊　

4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...

4.2.1當報到的場地網路品質不好、或有可能沒有網路時，您會需要用到「報到(離線版)」來加速報到及減化出缺席維護工作。但您仍需事前在有網路的環境下，先確定電腦可執行「新平台校務系統」，再先下載好離線版的報到程式。

一台電腦

下載離線報到程式

條碼掃瞄器

4.2.2「報到(離線版)」只能允許事先已報名者之報到。 請在報到前，在有網路的環境下，「匯出離線報到用資料」備用 (請參閱 5.6 如何匯出離線報到所需資料？)。至於未事先報名者，請另外準備其他報到方式 (如紙本簽到)。

4.2.3使用「報到(離線版)」前，但先對您要用來報到的電腦作好對時。 報到時，將以您電腦的時間作為報到時間。

4.2.4使用報到程式，比較建議使用條碼掃瞄器刷證件，避免輸入錯誤。故請於活動前提醒報名者攜帶職員證、學生證、手機等。
報名者如為本校教職員工及學生，可以使用教職員證、學生證、手機上的「報到條碼」完成報到。 離線模式因不與資料庫連線，故不提供刷身分證背面之條碼。 如因特殊狀況必須使用鍵盤輸入時，請輸入教職員工代號(6碼)、 學號(8碼或9碼)或身分證字號(10碼)。
使用鍵盤輸入代號時，會讓使用者先確定代號輸入是否正確。 但如果還是誤輸別人的代號時，請承辦人記下該代號，之後再取消其出席記錄。
報名者如為校外人士，請使用手機上的「報到條碼」完成報到。

4.2.5使用「報到(離線版)」時，報到的資料會儲存在電腦上。 請在報到結束後，使用「出缺席紀錄維護」將此報到資料匯入系統。 有關這段的說明，請見如何匯入離線報到完成資料？。

4.2.6有關「報到 (離線版)」的操作說明，請見4.6 「報到 (離線版)」操作說明。

4.3 紙本報到用空白表

有安裝單位管理系統之電腦，均會有空白報到表備用。

您也可以在此下載這二個檔案： ut00702.docx、ut00702.odt。 再稍加修改、利用。

4.4 什麼是「報到條碼」？

4.4.1「報到條碼」是本校活動報名系統每個使用者都有的條碼， 可以在參加活動時，出示以便活動承辦單位刷條碼、完成報到。

4.4.2活動報名者可以在任何載具上查到「報到條碼」，包含個人電腦、平板及手機。 只要登入「活動報名」系統，按螢幕上方的「條碼」圖示 (如圖4.4.1 左圖的紅框所示)，將顯示報名者的「報到條碼」 ，如圖 4.4.1 右圖 (按「條碼」後， 如按條碼圖示時報名者尚未登入系統，則會先出現登入畫面，在登入系統後就會顯示報到條碼)。

圖 4.4.1 報到條碼圖示處

4.4.3登入「活動報名系統」的方法：
如報名者為本校教職員工生，可以在手機上從本校之「行動政大」進入「活動報名」系統。
或是登入 iNCCU 後進入「活動報名」系統。
校外人士可從政大首頁→訪客→活動報名系統，登入後顯示「報到條碼」。

4.4.4報到時是否使用刷條碼方式由活動承辦單位決定。 如活動承辦單位備妥報到所需設備，則可以事先請參加者於活動當天攜帶手機 (或任何可以上網的載具)，利用手機上的「報到條碼」 進行報到。或請參加者攜帶本校服務證、學生證，亦可刷證報到。

4.5 「報到 (網路版)」操作說明

4.5.1活動當天要使用「報到 (網路版)」前，請務必確認：報到所在的校園網路品質良好、 筆電可以執行「新平台校務系統」、已安裝好條碼掃瞄器。

4.5.2報到時：

1. 請執行「報到(網路版)」，按「搜尋」後選擇您想要讓學員刷卡報到的活動， 之後進入畫面 4.5.1 所示。
   

   圖 4.5.1 報到程式畫面

2. 想先進行測試，在進入報到模式前先勾選「測試報到功能」 之後進入畫面 4.5.5 所示。
   

   圖 4.5.5 報到測試

3. 如果您的活動不接受 [登記/候補] 或 [未報名] 者參加 ，在圖4.5.1中請不要勾選 「接受登記/候補或未報名者報到」。 未勾選此項者，當登記/候補或未報名者刷卡報到時，系統會告知此活動不受理其報到。

   接下來請按「進入報到模式」，進入的畫面如4.5.2。

   對於本校教職員工生，您可以用條碼機掃其教職員證/學生證背後的條碼、也可以刷身分證條碼、及手機上的「報到條碼」。 完成報到後，請等候二秒後，畫面上的資料會自動清除， 然後再刷下一個報到者的證件。

   對於校外人士，只能利用手機或電腦上的「報到條碼」。如果校外人士沒有手機，活動承辦人可以在 現場準備另外一台可以上網的電腦，讓校外人士登入系統，顯示條碼。

   

   圖4.5.2 刷證件報到

   

   圖4.5.3 未勾選「接受登記/候補或未報名者報到」時

4. 如果您的活動接受 [登記/候補] 或 [未報名] 者參加，在圖4.5.1中請勾選 「接受登記/候補或未報名者報到」。

   接下來請按「進入報到模式」，進入報到畫面。

   如也勾選了「對於登記/候補或未報名者跳出詢問視窗」，當登記/候補或未報名者報到時出現圖 4.5.4 畫面， 按「確定」後可受理此人報到。

   

   圖 4.5.4 勾選「接受登記/候補或未報名者報到」時未報名者報到

4.6 「報到 (離線版)」操作說明

4.6.1請先詳讀4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...，確認您已完成所需的前置作業。

4.6.2請先在有網路的環境下至「活動報到(離線版)」按「取得離線版報到程式」」。您將得到一個壓縮檔，壓縮檔裡有個目錄 UT1905。請將此目錄存在電腦上，然後執行目錄下的 UT1905.exe。

(註：可以執行新平台校務系統的電腦才可以執行此程式。)

圖 4.6.1 報到(離線版)

1. 請執行「UT1905.exe」報到(離線版)程式。 執行後程式會先與您核對電腦時間。 如果時間不正確的話，請在按「否」後先修改電腦的時間。
   

   圖4.6.1 報到(離線版)

2. 請按「匯入報名名單」，選擇您在「出缺席紀錄維護」程式中 所匯出的離線報到用名單(有關匯出離線報到所需資料的說明，請參閱如何匯出離線報到用名單？)，匯入的名單會顯示在畫面上。
   

   圖4.6.2 匯入報到所需資料

3. 請按「設定存放報到資料的檔案」，每次有人報到時， 報到資料就會寫入此檔。報到完畢後，您將需要將此檔案的資料匯入資料庫。

   如果該檔案有先前已經報到的資料，已完成報到的資料會顯示在第二個頁面，如圖4.6.3。

   

   圖4.6.3 設定存放報到資料的檔案

4. 接下來請按「進入報到模式」，進入的畫面如4.6.4。「報到(離線版)」只受理事先報名者之電子報到。至於未事先報名者，請另外準備其他報到方式 (如紙本簽到)。

   對於本校教職員工生，您可以用條碼機掃其教職員證/學生證背後的條碼、 也可以刷手機上的「報到條碼」。 完成報到後，請等候二秒後，畫面上的資料會自動清除， 然後再刷下一個報到者的證件。

   對於校外人士，只能利用手機或電腦上的「報到條碼」。

   完成報到的資料，會呈現在主畫面的「報到資料」頁面上， 而且會立即寫入剛剛設定的「存放報到資料檔案」。已報到人數會更新。

   

   圖 4.6.4 報到

5. 報到結束後，可以直接取回剛剛設定的存放報到檔案， 也可以按「匯出畫面報到資料」將結果儲存至Excel檔案。 之後再參考匯入報到名單將報到結果存至系統。
   

   圖 4.6.5 報到資料

5.2 如何維護出缺席資料？

5.2.1請先進入「出缺席/學習時數」程式，使用「搜尋」找到您想要維護的活動， 點二下進入該活動的「出缺席/學習時數」維護畫面，如圖 5.2.1。
如果報到時使用「報到 (網路版)」，在完成報到當下，該學員的出席狀態、報到時間、取得時數、證書流水號即會有資料，不必再另外維護。

圖 5.2.1 出缺席/學習時數

5.2.2您也可以使用畫面中的修改單筆出席狀態來維護出席狀況，如圖5.2.2。修改後請按「存檔」。

圖 5.2.2 修改單筆出席狀態

5.2.3您也可以使用畫面中的批次設定出缺席狀況來維護出席狀況，如圖5.2.3。修改後請按「存檔」。

圖 5.2.3 批次設定出缺席狀況

5.3 匯入報到名單

1. 請先準備好已報到者之名單 Excel 檔：
   第一行為標題，名單請從第二行寫起。第一欄為序、其次是代號。代號為必填。
   

   圖 5.3.1 檔案格式

   您也可以在程式中下載檔案格式。
   

   圖 5.3.2 取得檔案格式

2. 在入「出缺席/學習時數」維護畫面中，按「匯入報到名單」， 選擇您要匯入的檔案後，程式在備註欄中標示此人報名與否。
   如確認資料無誤，請按「存檔」。關閉「匯入報到名單」視窗後，回到「出缺席/學習時數」畫面， 可以看到結果如下圖。
   

   圖 5.3.4 維護出缺席資料畫面

5.5 如何轉入學習資料庫？

1. 維護好學員的出缺席資料後，請按「轉入學習資料庫」。
   

   圖 5.5.1 轉入學習資料庫

2. 轉入學習資料庫的畫面如圖 5.5.2 所示。 分為教職員及學生，二邊要選擇的類別不一樣。
   如為教職員，需在畫面左方選擇「課程類別代碼」、選擇區分、訓練進修類別及輸入時間起迄。
   維護好後按「開始轉檔」。
   
   

   圖 5.5.2 選擇類別

3. 關閉畫面後，在原來的表格中會出現「轉檔日期」，如圖5.5.3所示。
   轉檔後，教職員可在自己的終身學習時數查得此時數資料、學生則是在全人系統內查得資料。
   如因故得重轉，您可以按「取消轉入學習資料庫」。取消後，轉檔日期欄位即會清空。
   
   

   圖 5.5.3 已轉入學習資料庫

5.6 如何匯出離線報到用名單？？

1. 在該活動的「出缺席/學習時數」維護畫面中，按「匯出離線報到用名單」， 即可取得Excel檔案，如圖5.6.1。
   您可以使用此檔作為離線報到資料。
   離線報到說明，請參閱本文件4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...。
   
   

   圖 5.6.1 匯出離線報到用名單