2.1 如何新增繳費作業？

進入「繳費作業(掛檔)」程式後，有二個地方可以新增繳費作業：

1. 主畫面查詢結果上方的「新增」。
2. 點二下主畫面查詢結果、進入某個繳費作業的繳費名單維護後，按畫面上方的「新增繳費作業」。

圖 2.1.1 新增繳費作業 (掛檔)

按新增繳費作業的按鈕後，出現圖 2.1.2，開始輸入作業名稱、 繳費起迄日期、及項目(最多只可輸入 6 項)，輸入完畢後請按存檔。

繳費起迄日期：此日期設定只在校內系統使用。全國ATM上的繳費起迄，得請承辦人在掛檔時請 第一銀行的人協助。

有關繳費帳號前幾碼，自 2022 年改版起，只產生 00331 開頭的帳號， 不再產生 11112 開頭的帳號。 00331 開頭的帳號可用在實體及網路 ATM 上及 臨櫃跨行匯款 。 繳費時，請去掉前面的00 (去掉 00 後為 14 碼)。

臨櫃跨行在此的意思：本系統所使用的繳費帳號屬於第一銀行。如果您希望您的繳費者可以到全國任一金融 機構填寫跨行匯款單繳費。

圖 2.1.2 維護收費作業項目

2.2 如何新增及維護繳費人及各項金額資料？

進入該繳費作業的繳費帳號維護畫面，如圖 2.2.1

圖 2.2.1 繳費帳號維護畫面

要新增繳費名單，請按圖 2.2.1 表格上方的「匯入名單」，之後請選擇「新增資料」(右方有匯入的檔案格式範例供參)。

圖 2.2.2 新增繳費帳號

新增資料作法如下：

1. 編輯檔案，最多接受六個金額項目，項目的對應則看先前所維護的項目 (圖 2.1.2)。 沒有維護項目的金額欄位，留下 0 即可。
   (1) 檔案中的金額一至金額六為必填欄位，其他欄位後續都可以再修改。
   (2) 新增名單，顧名思義為再增加繳費名單，所以有需要時，都可以再編修檔案、再新增繳費資料。
   

   圖 2.2.3 新增資料的檔案範例

2. 選擇要匯入的檔案後，畫面如下。如資料無誤，請按「存檔」。
   

   圖 2.2.4 匯入新增資料

3. 儲存後，系統會為每筆資料產生繳費帳號。
   

   圖 2.2.5 產生繳費帳號

2.3 如何修改繳費者資料？

這裡提供三種修改方式：

1. 修改資料：針對單筆資料進行修改，可修改的欄位包含：人員類別、代號、姓名、系所、班級、 電話、電子郵件、收據抬頭。 請在表格中點選想要修改的資料，按「修改資料」， 於修改完畢後按「存檔」，將資料更新至資料庫。
   

   圖 2.3.1 修改資料

2. 匯入名單 (依代號更新資料)： 方便以匯入檔案的方式進行批次修改。

   請先依照畫面中的檔案格式準備好資料。因為是依代號欄進行資料更新， 故程式會讀取檔案中的「代號」欄，並針對畫面上所有符合此代號的資料，進行修改，如圖 3.5.4 。確認資料無誤後，請按「存檔」。

   

   圖 2.3.2 匯入

   

   圖 2.3.3 依代號更新資料的檔案格式

   

   圖 2.3.4 依代號更新資料的檔案格式

3. 匯入名單 (依繳費帳號更新資料)： 便以匯入檔案的方式進行批次修改。與上個功能不同的是，此處是以繳費帳號來修改資料。

   請先依照畫面中的檔案格式準備好資料，如圖 3.5.5 。

   因為是依繳費帳號欄進行資料更新， 故程式會讀取檔案中的「繳費帳號」欄，並針對畫面上該繳費帳號 資料，進行修改，如圖 3.5.6 。確認資料無誤後，請按「存檔」。

   

   圖 2.3.5 依繳費帳號更新資料的檔案格式

   

   圖 2.3.6 依繳費帳號更新資料

2.4 可以刪除繳費帳號嗎？

通常不太建議您刪除繳費帳號資料，除非您很確定：還沒有掛檔 (即還沒有將資料寄給第一銀行)、 也還沒有通知繳費者。

為避免繳費帳號被刪除，造成日後無法對帳。刪除功能只限於當日才新增的帳號資料

要刪除資料時，請選擇要刪除的資料 (可選擇多筆資料)、再按「刪除下表選取資料」。 於詢問的畫面中按「確定」後，資料立即刪除。

圖 2.4.1 刪除資料

如選取的資料不符合「本日新增且未繳費」時，按「刪除下表選取資料」時會出現下面訊息，並不可刪除。

圖 2.4.2 本日新增且未繳費的資料才可以被刪除

2.5 如何透過電子郵件寄發繳費通知？

1. 請按「寄發郵件」，然後勾選欲寄信的對象。 然後按「下一步」，進入信件內容編輯畫面。
   

   圖 2.5.1 寄發郵件

2. 編輯信件內容時，系統會帶出預設的內容，方便您寄發繳費通知 (如下圖)。 請注意信件內容中含有變數。各變數所代表的意義如畫面右方所示。 其中的 ##c3## 是您維護在繳費作業基本資料中的繳費作業名稱。 如要寄發其他消息，您可以將預設 的文字刪掉，再輸入您想要寄發的訊息。
   

   圖 2.5.2 編輯信件內容

   收信者實際收到的信，變數的地方將以實際的值取代，如下圖。
   

   圖 2.5.3 信件實際內容

2.6 開始繳費前務必進行掛檔及掛檔注意事項。

要讓繳費者可以透過全國ATM繳費，您必須聯絡第一銀行幫您將資料上傳至第一銀行的系統。我們稱這個作業叫做掛檔。

請在所有繳費人、帳號及金額等資料都確認後，再進行掛檔。一旦掛檔後，所有資料請不要再變更，以免日後造成對帳上的困擾。

請一銀掛檔前，您必須先至系統產生掛檔資料。如圖 2.6.1，請按「產生掛檔資料」，您將得到一個文字檔。

圖 2.6.1 產生掛檔資料

請在繳費日前三個工作天將此掛檔文字檔資料寄給以下第一銀行承辦人：
政大經辦負責人員： 第一銀行魏小姐 i23118@firstbank.com.tw (2023/06/13更新)
主要負責MIS人員: 第一銀行-廖證傑先生 i99194@firstbank.com.tw

信件內容請說明業務單位聯絡人姓名、聯絡電話及電子郵件位址、 繳費起迄日期、總筆數、繳費帳號的前幾碼 (是331或11112)。如為 331 者也請務必註明本繳費作業可 允許跨行臨櫃匯款 (如有必要，再提供應繳總金額)。

為收費作業順利，建議您於每日10:00-13:00之間撥打校內分機 62124洽一銀 駐政大經辦人員，並告知您將有繳費作業要掛檔，並請經辦留意您的電子郵件。

2.7 如何列印收據？

1. 透過本系統繳費，可由業務單位從本系統列印繳費證明單。
2. 請先按「已繳費資料」頁面，勾選欲列印的資料、按「列印繳費證明單」， 即可列印繳費證明。
3. 產生的繳費證明單格式請參考下圖。
   

   圖 2.7.1 列印繳費證明單

   

   圖 2.7.2 繳費證明單

2.8 對帳後請設定繳費作業為「完成」

• 建議您在繳費結束後一個月內，至「已繳費資料」頁面，將繳費證明單列印成PDF檔案留存。 並匯出「繳費明細與彙總資料」，與第一銀行政大經辦及出納組對帳。


圖 2.8.1 已繳費資料

• 當您已與出納組完成對帳、出納組已開收據，請您至本系統對該繳費作業按 「完成」 (如圖2.8.1上方「完成」按鈕)。
• 按「完成」後，系統會回收掛檔編號，供其他繳費作業使用 (掛檔編號為 01 - 99 的數字， 在新增繳費作業時由系統分配。如 01 - 99 均被使用，則系統會顯示下圖，並無法新增繳費作業。)


圖 2.8.2 掛檔編號已用完時

• 以下列出按完成後的過程：
  1. 先確定您已完成對帳、出納組已開收據。
  

  圖 2.8.3 按「完成」

  2. 按完圖 2.8. 3 的確認後，出現圖 2.8.4，再次確認。
  

  圖 2.8.4 再次確認

  3. 成功後的訊息顯示如圖2.8.5。
  

  圖 2.8.5 執行成功

  4. 完成後的畫面如圖2.8.6，掛檔編號改為「00」，名單移至「歷史資料區」。
  

  圖 2.8.6 完成

• 系統預設只顯示還沒有設定為完成的繳費作業。如需查詢已完成者 (掛檔編號為 00者)，請取消核取方塊後按搜尋。


圖 2.8.7 查詢畫面



圖 2.8.8 查詢畫面

• 系統預設每月一日寄信提醒已過繳費截止日二個月、尚未設定為「完成」的作業承辦人。


圖 2.8.9 提醒信