政治大學活動報名

本系統包含以下幾個功能：
(1) 活動資料維護：設定活動基本資料、報名時間、招收人數、費用資料、設計問卷、設定黑名單等。
(2) 報名名單管理：查詢報名者資料、進行報名、取消報名，設定報名者之報名狀態 (登記候補或確認)、對報名者寄發電子郵件。
(3) 出缺席紀錄維護：活動承辦人維護報名者出缺席狀況及取得的認證時數、最後可以轉入人事室學習資料庫或學生全人系統。
(4) 報到 (網路版)：
活動當天，如果你所在的環境的校園網路品質不錯，您可以準備一台筆電、條碼掃瞄器，利用本程式刷學生證/服務證/報名者手機上的報到條碼，立即完成報到及出席紀錄維護。
(5) 報到 (離線版)：
活動當天，如果你所在的環境的校園網路品質不佳，您可以準備一台筆電、條碼掃瞄器，並事先至「報名名單管理」程式中下載報名學員的資料，再利用本程式刷學生證/服務證/報名者手機上的報到條碼，完成報到。然後回到辦公室後，再上傳報到資料、完成出席紀錄維護。
(6) 繳費帳號資料管理：對於收費的活動，需利用本程式產生掛檔資料。掛檔資料需交由第一銀行作業，始能於全國ATM進行轉帳。

圖 1.1 系統功能

1.2 我需要申請哪些程式的使用權限？

您需要使用單位管理系統中的「活動報名管理」中的程式之權限，如圖1.1中的程式。
如果您尚無執行上述程式的權限，請循慣例申請權限 (登入 iNCCU 後→線上服務台→ 填寫「帳號申請與管理」，註明申請「活動報名管理」權限。列印後經主管核章後送交電算中心辦理)。

1.3 安裝

1.3.1 請按此依照本頁面指引中的「1.安裝校務行政資訊系統」先安裝好行政資訊系統。
1.3.2 接著跳至上述頁面的「6.常見問題」下『6.2如何安裝「單位管理系統」及其他子系統』，請安裝「單位管理系統」。活動管理即在「單位管理系統」裡。

2. 活動資料維護

2.1 活動資料何時會出現在網頁上？

要讓活動出現在活動報名首頁中，您必須輸入上線日期(如圖2.1.1紅框處)。
在上線日期當天及之後，您的活動就會出現在活動報名首頁中供使用者查詢。報名日期結束後，便不會再出現在活動報名首頁中。您也可以勾選「立即下線 (不顯示)」後存檔，該活動便會立即下架，不再出現於活動列表中。

圖 2.1.1 上線日期

2.2 什麼是短網址？如何產生我的活動專屬的短網址？

(一) 什麼是短網址？
短網址 (Short URL) 指的是一種網際網路上的技術與服務；此服務可以提供一個非常短小的URL以代替原來的可能較長的URL。

例如：本校活動報名系統首頁的網址為：
http://moltke.cc.nccu.edu.tw/Registration/registration.do?action=conferenceList

使用短網址產生器，可以將上述很長的網址改為：
http://goo.gl/JgoNQs

網址是不是變得很短呢～要放到各種文宣 (公文、電子郵件、網頁...) 上、或分享至 Line、FB等社團媒體中，也會更方便。

(二) 如何找短網址產生器？
許多網站都提供有此服務，您只要使用「短網址」為關鍵字至搜尋引擎上搜尋，即會找到許多服務，如 Bit.ly、PTT...等都有提供。

(三) 如何產生我的活動專屬的短網址？
1.首先，請開啟網路上的短網址產生器服務。網路上有許多短網址產生器可以使用，或您也可以按畫面上的「前往短網址產生器」，使用 Bit.ly 所提供的服務。

圖 2.2.1 Bit.ly 短網址產生器

2. 接著至「活動基本資料維護」中，使用「查詢/修改」進入活動基本資料、再選擇「簡介及網址」頁籤，您會看到本活動的完整報名網址。

3. 將此活動的完整網址複製到短網址產生器上的欄位，再按「Shorten URL」，如圖2.2.2。最後將產生的短網址複製到系統上的「報名短網址」欄位，存檔。

圖 2.2.2 取得短網址

2.3 「招收名額」和「報名狀態」的設定

(1) 額滿前的報名狀態設定可為「確認」、「登記/候補」。
(2) 額滿後的報名狀態設定可為「確認」、「登記/候補」、「不受理」。

以下圖為例，招收名額為70。報名時，人數在70以內者，報名成功時的狀態為「確認」。在70以後，則報名成功的狀態會是「登記/候補」。

如要將報名者「登記/候補」的狀態改為「確認」，需由活動承辦人使用圖1.1中的「報名名單管理」程式逐一修改。

在實務運用上，如果您的活動需審核身份，您可以將額滿前的狀態設為「登記/候補」。之後您再將審核通過的報名者設定「確認」。

圖 2.2.5 「招收名額」和「報名狀態」

2.4 勾選「於課程前三天自動寄信提醒報名確認者」的功能為何？

如畫面2.4.1紅框處，勾選了「於課程前三天自動寄信提醒報名確認者」。在課程開始前三天，系統會自動寄發課程提醒信給報名狀態是「確認」者。信件內容如圖2.4.2所示。

如果您不想在課程開始三天前由系統對學員自動寄發此提醒信，請不要勾選此項目 (您可以利用「報名名單管理」程式中的寄發信件功能自行寄發信件)。

圖 2.4.1 於課程前三天自動寄信提醒報名確認者

圖 2.4.2 於課程前三天自動寄出的信件內容

2.5 排除累計缺席者之報名

如畫面2.5.1紅框處，您可以設定該學期已累計缺席 1 次、2次及以上者，不能報名此活動。此設定的目的，是為了讓報名者更珍惜活動資源、讓活動承辦人更能掌握參加人數。

自 107/08/01 起開啟此設定，除宣導參加者如不克參加活動，請於事前取消報名外。也希望活動承辦人於活動結束後，將缺席者之出缺席狀態設為「缺席」。

圖 2.5.1 排除累計缺席者之報名

當您設定排除累計缺席條件後，該活動在 web 上的顯示資訊如圖 2.5.2 紅框處。如報名者該學期的累計缺席次數已達排除條件，則不受理其報名。

圖 2.5.2 報名資格：排除累計缺席者之報名

圖2.5.3 為活動報名登入中之個人缺席紀錄畫面。僅顯示本學期及上學期之缺席記錄供參。

圖 2.5.3 活動報名系統之缺席紀錄

圖2.5.4 當報名者因累計缺席次數達排除條件而被排除報名時，畫面顯示的訊息如下：

圖 2.5.4 活動報名系統之缺席紀錄

3. 需繳費之報名作業資料維護

3.2 該如何設定繳費方式？

在「活動資料維護」程式中，先使用「查詢/修改」取出您的課程。然後點選「費用資料」頁籤。繳費方式如下圖所示，除了「無」(不收費)之外共有三類：
(1) 出納組繳費：報名者印出報名繳費資訊，持該資料至出納組進行繳費。
(2) 一銀代收(含臨櫃、ATM、超商繳費)：承辦人需進行較多的前置作業，並與第一銀行聯絡掛檔事宜。使用一銀代收者，請留意下圖中之「繳費作業代號」，並請參閱 3.3 說明進行。
(3)至承辦人處繳費：因應其他狀況，此類收費方式，請承辦人自行說明於「繳費說明」欄位中。

圖 3.2.1 費用資料

3.3 「一銀代收」的繳費前置作業為何？

(1)	記下繳費作業代號：請在「活動資料維護」程式中，如圖3.2.1，記下您的活動的繳費作業代號。
(2)	執行「轉帳繳費資料管理」：本程式位於圖1.1 系統功能畫面中。進入本程式後，按「查詢/修改」、「查詢」後，畫面將列出您承辦的繳費作業。請點選您在上個步驟中所的繳費作業代號圖 3.3.1 查詢繳費作業
(3)	產生掛檔資料：請按「產生掛檔資料」(如圖3.3.2所示)，之後您將得到一個文字檔。該文字檔必須交由第一銀行處理後，報名者才能透過 ATM 使用該轉帳帳號進行繳費。圖 3.3.2 產生掛檔資料
(4)	聯絡第一銀行掛檔：請活動承辦人在繳費日前至少三個工作天將此掛檔文字檔資料寄給第一銀行承辦人：政大經辦負責人員：第一銀行-蔡先生 i17283@firstbank.com.tw 主要負責MIS人員: 第一銀行-廖證傑先生 i99194@firstbank.com.tw 次要負責MIS人員: 第一銀行-汪國豪先生 i96008@firstbank.com.tw 信件內容請說明業務單位聯絡人姓名、聯絡電話及電子郵件位址、繳費起迄日期、總筆數 (如有必要，再提供應繳總金額)。為收費作業順利，建議您於每日10:00-13:00之間撥打校內分機 62124洽一銀駐政大經辦人員，並告知您將有繳費作業要掛檔，並請經辦留意您的電子郵件。

3.4 報名者如何得知繳費資訊？

當報名者完成報名時，如他的報名狀態為「確認」，畫面上即會出現繳費資訊，包含：繳費期間、帳號及金額等，如下圖所示。 (如果報名者的報名狀態為「登記/候補」，系統不會顯示繳費資訊。在您使用「報名名單管理」將其報名狀態改為「確認」後，報名者可登入活動報名系統自行查詢)。

圖 3.4.1 報名成功之繳費資訊

3.5 報名者如何查詢自己的繳費資訊？

如果報名者忘記自己的繳費帳號、或是原先其報名狀態為「登記/候補」，後由活動承辦人修改為「確認」者，但可以請報名者登入「活動報名系統」進行查詢。方式如下：

(1)	請登入活動報名系統。
(2)	請按「我的報名」，如圖 3.5.1。圖 3.5.1 個人已報名資料
(3)	請點選該課程/活動，如下圖。圖 3.5.2 選擇所報名的課程/活動
(4)	之後呈現的繳費資訊會如圖 3.5.2 。建議報名者列印出來備用。圖 3.5.2 查詢繳費資訊

4. 報到

4.1 當網路品質很好時，可以這樣快速完成報到...

4.1.1

當報到的場地網路品質很好、執行單位管理系統很順暢時，建議您準備好安裝有「單位管理系統」的筆電、條碼掃瞄器，這樣您就可以在報到現場使用「報到 (網路版)」程式，讓報名者 (本校教職員工、學生及校外人士均可) 快速完成報到。

一台電腦 安裝活動報名管理系統 條碼掃瞄器 或非接觸式讀卡機

4.1.2

因為是即刻與資料庫連線完成報到，會立即將學員的出席狀態改為「出席」，承辦人後續不需再另外維護，簡化出缺席狀態維護工作。

4.1.3

使用「報到」時，比較建議使用條碼掃瞄器或讀卡機刷證件，避免輸入錯誤。故請於活動前提醒報名者攜帶職員證、學生證、手機等。

報名者如為本校教職員工及學生，可以使用教職員證、學生證、身分證、手機上的「報到條碼」完成報到。
如因特殊狀況必須使用鍵盤輸入時，請輸入教職員工代號(6碼)、學號(8碼或9碼)或身分證字號(10碼)。

使用鍵盤輸入代號時，會讓使用者先確定代號輸入是否正確。但如果還是誤輸別人的代號時，請承辦人記下該代號，之後再取消其出席記錄。

報名者如為校外人士，請使用手機上的「報到條碼」完成報到。

4.1.4

有關「報到 (網路版)」的操作說明，請見 4.5 「報到 (網路版)」操作說明。

4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...

4.2.1

當報到的場地網路品質不好、或有可能沒有網路時，您會需要用到「報到(離線版)」來加速報到及減化出缺席維護工作。但您仍需事前在有網路的環境下，先安裝好「單位管理系統」。

一台電腦 安裝活動報名管理系統 條碼掃瞄器

4.2.2

「報到(離線版)」只能允許事先已報名者之報到。請在報到前，在有網路的環境下，「匯出離線報到用資料」備用 (請參閱 5.6 如何匯出離線報到所需資料？)。至於未事先報名者，請另外準備其他報到方式 (如紙本簽到)。

4.2.3

使用「報到(離線版)」前，但先對您要用來報到的電腦作好對時。報到時，將以您電腦的時間作為報到時間。

4..2.4

使用報到程式，比較建議使用條碼掃瞄器刷證件，避免輸入錯誤。故請於活動前提醒報名者攜帶職員證、學生證、手機等。

報名者如為本校教職員工及學生，可以使用教職員證、學生證、手機上的「報到條碼」完成報到。離線模式因不與資料庫連線，故不提供刷身分證背面之條碼。

如因特殊狀況必須使用鍵盤輸入時，請輸入教職員工代號(6碼)、學號(8碼或9碼)或身分證字號(10碼)。

使用鍵盤輸入代號時，會讓使用者先確定代號輸入是否正確。但如果還是誤輸別人的代號時，請承辦人記下該代號，之後再取消其出席記錄。

報名者如為校外人士，請使用手機上的「報到條碼」完成報到。

4.2.5

使用「報到(離線版)」時，報到的資料會儲存在電腦上。請在報到結束後，使用「出缺席紀錄維護」將此報到資料匯入系統。有關這段的說明，請見如何匯入離線報到完成資料？。

4.2.6

有關「報到 (離線版)」的操作說明，請見 4.6 「報到 (離線版)」操作說明。

4.3 紙本報到用空白表。

4.3.1

有安裝單位管理系統之電腦，均會有空白報到表備用。檔案為為 C:\nccumis\ut\ut00702.docx 及 C:\nccumis\ut\ut00702.odt。您可以稍加修改、利用。
您也可以在此下載這二個檔案： ut00702.docx、ut00702.odt。

4.4 什麼是「報到條碼」？

4.4.1

「報到條碼」是本校活動報名系統每個使用者都有的條碼，可以在參加活動時，出示以便活動承辦單位刷條碼、完成報到。

4.4.2

活動報名者可以在任何載具上查到「報到條碼」，包含個人電腦、平板及手機。只要登入「活動報名」系統，按螢幕上方的「條碼」圖示 (如圖4.4.1 左圖的紅框所示)，將顯示報名者的「報到條碼」，如圖 4.4.1 右圖 (按「條碼」後，如按條碼圖示時報名者尚未登入系統，則會先出現登入畫面，在登入系統後就會顯示報到條碼)。

圖 4.4.1 報到條碼圖示處

4.4.3

登入「活動報名系統」的方法：
如報名者為本校教職員工生，可以在手機上從本校之「行動政大」進入「活動報名」系統。
或是登入 iNCCU 後進入「「活動報名」系統。
校外人士可從政大首頁→訪客→活動報名系統，登入後顯示「報到條碼」。

4.4.4

報到時是否使用刷條碼方式由活動承辦單位決定。如活動承辦單位備妥報到所需設備，則可以事先請參加者於活動當天攜帶手機 (或任何可以上網的載具)，利用手機上的「報到條碼」進行報到。或請參加者攜帶本校服務證、學生證，亦可刷證報到。

4.5 「報到 (網路版)」操作說明

4.5.1

活動當天要使用「報到 (網路版)」前，請務必確認：報到所在的校園網路品質良好、筆電已安裝好「單位管理系統」、已安裝好條碼掃瞄器。

4.5.2

在報到現場時：

請執行「報到(網路版)」，於「報到」程式的畫面中，按「查詢班別」選擇您想要讓學員刷卡報到的活動，之後進入畫面 4.5.1 所示。

圖 4.5.1 報到程式畫面

如果您的活動接受 [登記/候補] 或 [未報名] 者參加，在圖4.5.1中請勾選「接受登記/候補或未報名者報到」。如果未勾選此項者，當登記/候補或未報名者刷卡報到時，系統會告知此活動不受理其報到。

如果您可能視情況接受 [登記/候補] 或 [未報名] 者參加，這對您可以勾選「對於登記/候補或未報名者跳出詢問視窗」。在詢問視窗中，您再視狀況受理其報到。請見底下圖 4.5.4。

接下來請按「進入報到模式」，進入的畫面如4.5.2。

對於本校教職員工生，您可以用條碼機掃其教職員證/學生證背後的條碼、也可以刷身分證條碼、及手機上的「報到條碼」。完成報到後，請等候二秒後，畫面上的資料會自動清除，然後再刷下一個報到者的證件。

對於校外人士，只能利用手機或電腦上的「報到條碼」。如果校外人士沒有手機，活動承辦人可以在現場準備另外一台可以上網的電腦，讓校外人士登入系統，顯示條碼。

圖 4.5.2 刷證件報到

(3)

如果要使用鍵盤輸入代號，請先勾選畫面上的「使用鍵盤輸入」，以便先檢查代號輸入是否正確。

請在輸人代號後按「Enter」後，系統會先顯示此代號的姓名和單位。如資料正確請按「是」以完成報到。如資料不正確，請按「否」，然後再重新輸入代號。

圖 4.5.3 使用鍵盤輸入代號

圖 4.5.4 跳出詢問視窗

4.6 「報到 (離線版)」操作說明

4.6.1

請先詳讀 4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到... ，確認您已完成所需的前置作業。

4.6.2

在報到現場時：

(1)	請執行「C:\NCCUMIS\UT\UT00707.exe」報到(離線版)程式。 (不要從單位管理系統登入，在沒有校園網路的環境下，無法進行系統登入)，執行後畫面如下。首先請先檢查電腦的時間是否正確。如果不正確的話，請在按「否」後先修改電腦的時間。圖 4.6.1 報到(離線版)
(2)	請按「匯入報到所需資料」，選擇您在「出缺席紀錄維護」程式中所匯出的離線報到所需資料(有關匯出離線報到所需資料的說明，請參閱如何匯出離線報到所需資料？)，按「開始」，您會看到畫面左下方出現共匯入的資料筆數。圖 4.6.2 匯入報到所需資料
(3)	請按「設定存放報到資料的檔案」，每次有人報到時，報到資料就會寫入此檔。報到完畢後，您將需要將此檔案的資料匯入資料庫。
(4)	接下來請按「進入報到模式」，進入的畫面如4.6.3。「報到(離線版)」只受理事先報名者之電子報到。至於未事先報名者，請另外準備其他報到方式 (如紙本簽到)。對於本校教職員工生，您可以用條碼機掃其教職員證/學生證背後的條碼、也可以刷手機上的「報到條碼」。完成報到後，請等候二秒後，畫面上的資料會自動清除，然後再刷下一個報到者的證件。對於校外人士，只能利用手機或電腦上的「報到條碼」。完成報到的資料，會呈現在畫面上。圖 4.6.3 報到
(5)	如果要使用鍵盤輸入代號，請先勾選畫面上的「使用鍵盤輸入」，以便先檢查代號輸入是否正確。請在輸人代號後按「Enter」後，系統會先顯示此代號的姓名和單位。如資料正確請按「是」以完成報到。如資料不正確，請按「否」，然後再重新輸入代號。圖 4.6.4 使用鍵盤輸入代號
(6)	報到結束後，您需要將報到結果匯入系統，作法請參閱如何匯入離線報到完成資料？。報到資料的格式如下所示：圖 4.6.5 報到資料

5. 出缺席資料及學習時數

5.1 「出缺席狀況」說明。

5.1.1

在學員報名後，預設的「出缺席狀況」會是「待維護」。

5.1.2

請各活動承辦人，在活動結束後，務必依據將「待維護」者依實際狀況維護學員之出缺席狀況，如出席、請假、缺席。如無法歸類為出席、請假或缺席者，請維護為「其他」。

5.1.3

為了減輕同仁維護出缺席狀況的負擔，本系統提供幾種作法，同仁可以參考：
本問答集之 4.1 當網路品質很好時，可以這樣快速完成報到...
本問答集之 5.3 如何以文字檔匯入報到資料
本問答集之 5.2 內含批資設定出缺席狀況的說明

5.1.4

為使報名者珍惜活動資源，降低報名後又不參加的狀況，請承辦人將未到的學員設定為「缺席」。這樣未來各活動承辦人在設定排除當學期缺席次數過多者之報名，才會有意義。

5.2 如何維護出缺席資料？

5.2.1

請先進入「出缺席資料維護」程式，按「查詢班別」、「開始搜尋」、點您想要維護的課程。

圖 5.2.1 查詢班別

5.2.2

您可以針對單一學生維護出缺席狀況，如圖 5.2.2 所示。維護資料後，請按「存檔」。

圖 5.2.2 維護出缺席資料畫面

5.2.3

您也可以按「批次設定出缺席狀況」，將「待維護」者批次改為您所選擇的狀況，如圖 5.2.3 所示。例如：當所有「出席」的資料均維護完畢，您可以用此功能將所有待維護的改為「缺席」。維護資料後，請按「存檔」。

圖 5.2.3 維護出缺席資料畫面

5.3 如何以文字檔匯入報到資料？

請先準備好已報到者之文字檔：
a. 從第一行開始、每一行只留報到者之員工代號或學號即可 (不需要有標題行) (故使用紙本報到報到時，請務必於報到表上留學號/代號欄，便於日後您使用文字檔匯入報到資料。您的電腦上的 C:\nccumis\ut\ut00702.docx 為報到表空白表格，您可以稍加修改、利用。您也可以按此取得該空白表格。) 。
b. 檔案的副檔名，請取為 txt 。
c. 儲存時，請留意「編碼」，務必選取「ANSI」，如圖5.3.2所示。

格式如下：

圖 5.3.1 文字檔格式

圖 5.3.2 編碼請選ANSI

請先進入「出缺席資料維護」程式，按「查詢班別」、「開始搜尋」、點您想要維護的課程。

圖 5.3.3 查詢班別

(3)

請按「匯入報到單」，選擇您要匯入的文字檔後，程式會比對資料庫。如果該學員已報名，其出缺席狀況會改為「出席」，並得到時數。
如果該學員沒有事先報名，程式會將其新增在表格的最下方，如圖5.3.4所示。
資料確認後，請按「存檔」。

圖 5.3.4 維護出缺席資料畫面

5.5 如何轉入學習時數？

維護好學員的出缺席資料後，請按「轉入學習資料庫」，出現圖5.5.2選擇區分畫面。

圖 5.5.1 轉入學習時數

關閉「選擇區分」畫面後，在原來的表格中會出現「轉檔日期」，如圖5.5.3所示。
轉檔之翌日，本校教職員始可在自己的終身學習時數查得此時數資料。

選擇好各類別後，按「開始轉檔」。

圖 5.5.2 選擇區分畫面

(3)

圖 5.5.3 已轉入學習資料庫

5.6 如何匯出離線報到所需資料？？

(1)	在「出缺席資料維護」程式中，先按「查詢班別」取出您要處理的活動。接著按「匯出離線報到用資料」，如圖5.6.1。按完「我會確實遵守上述規定」後，出現存檔的對話框，請儲存該檔案。之後在報到時，您就可以使用此檔作為離線報到資料。離線報到說明，請參閱本文件4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...。圖 5.6.1 匯出離線報到用資料

5.7 如何匯入離線報到完成資料？？

請準備好您在離線報到結束後所儲存的檔案。此檔案格式如圖 5.7.1。

有關離線報到的說明，請參閱本文件 4.2 當網路品質不好或無網路時，可以這樣快速完成報到...。

圖 5.7.1 報到資料